word标准公文格式模板,word公文格式

2020-11-13 阅读 汤淑兰整理

内容简介:公文制作第一步:由于文档格式的特殊性,版面格式对纸张类型、页边距、文档网格、标题、文本类型和字体大小有明确的规定,因此具有一定的特殊性。1。用Word打开2004年度工word公文...

第一步:设置版面格式由于公文格式的特殊性,对纸型、页边距、文档网格以及标题、正文字体、字号等均有明确规定,因此设置也带有一定特殊性。

1.用Word打开2004年度工作总结文稿,首先选中文字,点击工具栏中的字体、字号下拉框,分别对标题和正文进行设置,通常标题设置为黑体、小二号,正文设置为仿宋体、三号(见图1)。

为了方便,可以把最常使用的字体格式设为默认,方法是在主菜单上格式字体设好字体再按默认按钮(见图2)。

2.依次点击文件页面设置,进入页面设置对话框(见图3),在页边距选项卡里将上、下、左、右值均设置为2.5厘米,点击纸型选项卡,将纸型设置为16开、方向设置为纵向。

注意:通常国际标准格式为A4纸,因在多数单位里仍在使用16开纸型,故此文以16开纸型为例设置页面。

3.进入文档网格选项卡,将每页行数设置为23行,点击确定按钮,完成第一步字体、字号以及页面的设置。

第二步:制作发文红线公文通常分为上行文、下行文和平行文,简单说上行文即请示、报告等文种,下行文即通知、指示等文种,平行文即公函等文种,当然,上、下、平行文格式也有所不同。

这里以上行文为例进行介绍,在上行文公文格式中总少不了发文红线。

1.点击主菜单上格式边框和底纹显示工具栏,打开表格和边框工具栏(见图4)。

2.分别对线型、粗细、颜色、外部框线进行设置,通常将线型设为横线、粗细设为1.5磅、颜色为红色、外部框线设为下框线,这样一条合格的发文红线就出呈现出来了(见图5)。

JustDoIt因为经常要输入六角括号,所以建议为其设置快捷键,以后只要按下相应快捷键即可快速输入六角括号。

点击插入符号,进入符号对话框,找到并选中六角括号的左半边?,点击快捷键按钮,然后为其指定快捷键设置,同样为六角括号的右半边?设置快捷键。

第三步:制作公文落款一般来说,单位里发公文通常都会用正规的行文格式,而在正规行文格式中总少不了单位落款一项。

利用Word里的双行合一命令制作公文落款可谓方便快捷,在工作中可以有效提高处理速度,大大节省时间。

1.点击格式中文版式双行合一,出现双行合一对话框(见图6)。

2.输入单位名称(如:中国公司分公司路营业厅),先输入需要合为一行的文字(中国公司),合理调整字符间距,查看预览效果,满意后点击确定。

3.输入剩下的文字(分公司路营业厅),完成后可利用Ctrl[和Ctrl]快捷键合理调整两部分文字的字号大小,就会出现满意的公文落款(见图7)。

JustDoIt在文档编辑中,常常会用到一些符号,而键盘上并没有这些符号的按键,如公文落款日期中用的标准零(○)等。

通过点击视图工具栏符号栏调出符号栏,可以加快落款中日期的处理速度。

第四步:制作落款粗、细横线作为正规公文,其落款通常包括发文单位、成文日期、主题词、抄送单位、印制份数、承办单位、承办人和发文日期等几部分组成,而主题词、抄送单位、印制份数、承办单位、承办人和发文日期又分别由三条粗细不等的横线分割开来(见图8)。

如果用下划线或画笔来制作,效果会不佳,最主要的是不符合标准。

其实完全可以利用Word中的特殊功能来实现,具体粗横线的制作方法是:

在英文输入状态下,按住Shift键不放,同时按-号(减号要连续输入3下),而后按回车键,这样,一条粗横线就自动生成了。

而细横线则可通过先把输入法状态由英文切换成中文,连续输入三次-号(减号),而后按回车键,一条细横线就会自动生成。

第五步:给公文添加页码经过上面数步之后,一份正规公文基本出炉了,在完成前别忘了给公文加上页码,点击插入页码,打开页码对话框,选择页码添加的位置为页面底端(页脚),对齐方式选居中,并去除首页显示页码复选框(公文格式规定首页不显示页码)的勾选,点击确定即可(见图9)。

到此为止,小张负责的这份上报材料就完成了(见图10),领导审阅后非常满意。

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